Cuando llamas a una empresa y te recibe una voz que te guía a través de las opciones del menú, estás interactuando con un mensaje para conmutador. Este tipo de audio es esencial para cualquier negocio que quiera ofrecer una experiencia telefónica profesional y eficiente a sus clientes. En este artículo, te explicaremos qué es un mensaje para conmutador y cuáles son las partes que lo componen.
Un audio para conmutador, también conocido como audio de IVR (Interactive Voice Response) o menú de voz, es una grabación utilizada en los sistemas telefónicos de las empresas para orientar, informar y dirigir a los llamantes a través de un sistema automatizado. Estos mensajes son la primera interacción que un cliente puede tener con tu empresa, por lo que deben ser claros, profesionales y que reflejen adecuadamente la imagen de tu marca.
Partes de un mensaje para conmutador
Un mensaje para conmutador bien estructurado puede transformar la experiencia del cliente, facilitando una comunicación efectiva y rápida. Aquí te detallamos las partes que suelen componer este tipo de mensajes:
Mensaje de bienvenida: Es la voz que saluda a los llamantes y les agradece por contactar a la empresa. Este mensaje debe ser breve, cordial y claro, estableciendo un tono positivo desde el primer momento.
Menú principal: Después del saludo inicial, el menú principal ofrece diferentes opciones que el llamante puede elegir dependiendo de su necesidad. Por ejemplo, “presione 1 para ventas, 2 para soporte técnico, 3 para horarios de atención”. Este debe ser conciso para evitar la confusión y facilitar la navegación por el menú.
Submenús: Para empresas con departamentos más específicos, los submenús ayudan a filtrar aún más la llamada. Funcionan igual que el menú principal, pero se enfocan en áreas más detalladas.
Mensajes en espera: Cuando los llamantes son puestos en espera, es importante tener un mensaje que los mantenga informados y comprometidos. Puede incluir información útil sobre la empresa, promociones actuales o simplemente asegurar al llamante que su llamada es importante y será atendida pronto.
Mensaje de despedida: El cierre de la llamada también debe ser profesional, agradeciendo al llamante por su tiempo y ofreciendo más información de contacto si es necesario.
Importancia de un audio para conmutador profesional
Contar con un mensaje para conmutador profesional no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también optimiza la gestión de llamadas entrantes, permitiendo que tu equipo maneje mejor su tiempo y recursos. La voz profesional de un locutor comercial y un mensaje bien estructurado pueden hacer una gran diferencia en cómo los clientes perciben tu empresa.
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